Podpis prezesa zarządu pod umową nie zawsze wystarcza. Podobnie jak pieczątka spółki, firmowy adres e-mail czy stanowisko „dyrektor zarządzający” nie przesądzają o tym, że dana osoba może skutecznie zaciągnąć zobowiązanie w imieniu przedsiębiorstwa. Przed podpisaniem kontraktu trzeba ustalić dwie rzeczy: kto jest uprawniony do reprezentacji oraz czy przy tej konkretnej czynności może działać samodzielnie.
W praktyce podstawowym źródłem jest Krajowy Rejestr Sądowy. Sprawdzenie danych zajmuje kilka minut, nic nie kosztuje i powinno być standardowym elementem weryfikacji kontrahenta. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś poprzestaje na nazwisku członka zarządu i nie czyta zasad reprezentacji. To właśnie tam najczęściej kryje się warunek wymagający drugiego podpisu, udziału prokurenta albo zastosowania szczególnego trybu.
Najpierw KRS: nie sprawdzaj tylko nazwiska prezesa
Najbezpieczniej zacząć od aktualnego odpisu z KRS pobranego bezpośrednio z oficjalnej wyszukiwarki Ministerstwa Sprawiedliwości. Wyszukanie spółki jest bezpłatne i nie wymaga zakładania konta. Można użyć numeru KRS, NIP, REGON albo nazwy podmiotu.
Do podpisania umowy interesują nas przede wszystkim dane dotyczące organu uprawnionego do reprezentacji oraz samego sposobu reprezentowania spółki. W przypadku spółek kapitałowych znajdziemy tam między innymi skład zarządu i regułę określającą, ile osób musi współdziałać.
Typowy zapis może wyglądać następująco:
„Do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.”
Jeżeli pod umową podpisał się wyłącznie prezes, taki podpis nie odpowiada wskazanemu sposobowi reprezentacji — nawet jeśli prezes posiada większość udziałów, faktycznie zarządza przedsiębiorstwem od lat albo wcześniej samodzielnie negocjował wszystkie warunki kontraktu.
Inny zapis może przewidywać, że:
-
każdy członek zarządu reprezentuje spółkę samodzielnie,
-
prezes zarządu działa samodzielnie, a pozostali członkowie zarządu tylko łącznie,
-
potrzebnych jest dwóch członków zarządu,
-
członek zarządu musi działać łącznie z prokurentem.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przy zarządzie wieloosobowym pierwszeństwo ma sposób reprezentacji określony w umowie spółki. Jeżeli umowa spółki nic na ten temat nie mówi, ustawowa reguła wymaga współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu z prokurentem.
Nie należy więc zakładać, że „prezes zawsze może podpisywać sam”. To jeden z najbardziej uporczywych błędów w obrocie gospodarczym.
Przed podpisaniem dokumentu dobrze wykonać krótką kontrolę:
-
porównać pełną nazwę i numer KRS kontrahenta z danymi na umowie,
-
sprawdzić aktualny skład zarządu,
-
odczytać dokładne brzmienie rubryki dotyczącej sposobu reprezentacji,
-
sprawdzić, czy osoba podpisująca nadal figuruje w rejestrze,
-
zweryfikować prokurę, jeżeli podpis ma składać prokurent,
-
zapisać albo pobrać aktualny odpis KRS do dokumentacji transakcji.
Ostatni punkt ma znaczenie dowodowe. Pobrany elektronicznie aktualny dokument KRS posiada cechy pozwalające na jego weryfikację i nie trzeba zdobywać dodatkowej pieczęci sądu tylko po to, żeby udokumentować stan rejestru.
Zarząd, prokurent i pełnomocnik to trzy różne podstawy podpisu
Samo nazwisko osoby podpisującej niewiele mówi. Trzeba ustalić, z jakiego tytułu działa.
Członek zarządu reprezentuje spółkę jako członek jej organu. Zakres jego możliwości wynika z przepisów, umowy albo statutu spółki i ujawnionego w KRS sposobu reprezentacji.
Prokurent działa natomiast na podstawie szczególnego rodzaju pełnomocnictwa — prokury. Informację o prokurentach i rodzaju prokury także sprawdza się w KRS.
Tu pojawia się ważny praktyczny szczegół: prokura może być udzielona:
-
jednej osobie do samodzielnego działania,
-
kilku osobom łącznie,
-
w wariancie wymagającym współdziałania z członkiem organu zarządzającego albo wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji spółki osobowej,
-
jako prokura oddziałowa, ograniczona do spraw dotyczących określonego oddziału.
Jeżeli w KRS widnieje prokura łączna, jeden prokurent nie powinien po prostu podpisać kontraktu i zapewnić drugiej strony, że „drugi podpis nie jest potrzebny przy tej kwocie”. Taki wyjątek musiałby mieć podstawę prawną; ustne zapewnienie pracownika spółki jej nie tworzy.
Prokura ma również granice. Przykładowo do zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania oraz do zbycia lub obciążenia nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do konkretnej czynności, chyba że szczególne przepisy stanowią inaczej. Dlatego przy umowie dotyczącej nieruchomości samo ustalenie, że podpisujący jest prokurentem, nie kończy weryfikacji.
Jeszcze inaczej działa pełnomocnik. Jego nazwisko nie musi znajdować się w KRS. W takim przypadku należy zobaczyć dokument pełnomocnictwa i sprawdzić przede wszystkim:
-
kto go udzielił,
-
czy osoby udzielające pełnomocnictwa same były prawidłowo umocowane do reprezentowania spółki,
-
jaki jest dokładny zakres pełnomocnictwa,
-
czy obejmuje podpisanie danego rodzaju umowy,
-
czy nie wygasło albo nie zostało odwołane,
-
czy zachowano wymaganą formę.
Jeśli podpisywana czynność wymaga szczególnej formy, pełnomocnictwo co do zasady również musi odpowiadać wymaganiom dotyczącym jego formy. Przy zwykłej umowie handlowej problem często sprowadza się do zakresu umocowania. Przy czynnościach dotyczących nieruchomości czy bardziej złożonych transakcjach kontrola powinna być znacznie dokładniejsza.
Najgorsza praktyka to akceptowanie dokumentu podpisanego przez „dyrektora handlowego” albo „CEO” tylko dlatego, że negocjował umowę od początku. Nazwa stanowiska nie zastępuje umocowania. Jeśli taka osoba nie jest uprawnionym członkiem zarządu lub prokurentem, trzeba zobaczyć pełnomocnictwo.
Są sytuacje, w których zwykłe sprawdzenie rubryki reprezentacji nie wystarcza
KRS jest punktem wyjścia, ale nie rozwiązuje każdego przypadku. Najlepszym przykładem jest umowa zawierana między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu.
W takiej sytuacji nie stosuje się zwykłej zasady reprezentacji przez zarząd. Spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Ma to zapobiegać sytuacji, w której członek zarządu reprezentowałby jednocześnie spółkę i siebie jako drugą stronę umowy.
Przykład: spółka z o.o. kupuje od prezesa jego prywatny samochód. Z KRS wynika, że prezes może samodzielnie reprezentować spółkę. Nie oznacza to jednak, że może podpisać umowę sprzedaży po obu stronach — raz jako sprzedający, a drugi raz jako reprezentant kupującej spółki. W takim przypadku trzeba zastosować szczególną regułę dotyczącą umów z członkiem zarządu.
Istnieje również szczególny przypadek spółki jednoosobowej, gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. Czynność prawna pomiędzy nim a reprezentowaną przez niego spółką wymaga wtedy formy aktu notarialnego.
Podobna szczególna zasada funkcjonuje w spółce akcyjnej: przy umowie pomiędzy spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.
To pokazuje ważne ograniczenie praktycznej kontroli KRS: wpis dotyczący reprezentacji odpowiada na pytanie, kto standardowo działa za spółkę, ale nie zawsze odpowiada na pytanie, kto może podpisać konkretną umowę w konkretnej sytuacji.
Przy większych kontraktach trzeba też oddzielić reprezentację od zgód korporacyjnych. Członek zarządu może być prawidłowo umocowany do podpisu, a jednocześnie określona transakcja może wymagać wcześniejszej uchwały wspólników, walnego zgromadzenia albo rady nadzorczej. To są dwa różne poziomy kontroli.
W praktyce przed podpisaniem umowy o dużej wartości warto więc poprosić nie tylko o aktualny KRS, lecz także — jeżeli charakter czynności tego wymaga — o:
-
pełnomocnictwo,
-
uchwałę właściwego organu,
-
fragment umowy spółki albo statutu,
-
dokument potwierdzający powołanie pełnomocnika szczególnego,
-
dokumenty pozwalające ustalić, czy przy danej transakcji nie działa ustawowy wyjątek.
Nie należy przy tym automatycznie żądać kompletu dokumentów korporacyjnych przy każdej fakturze czy typowym zamówieniu. To sztucznie spowalnia obrót. Rozsądna granica jest inna: im większa wartość transakcji, dłuższy okres obowiązywania umowy, bardziej nietypowy przedmiot albo większa zależność biznesowa od kontraktu, tym dokładniejsza powinna być kontrola.
Dane wpisane do KRS korzystają z ustawowego domniemania prawdziwości. Nie oznacza to jednak, że można ignorować oczywiste sprzeczności. Jeżeli kontrahent informuje, że „wczoraj zmienił się cały zarząd, ale jeszcze tego nie zgłosiliśmy”, podpisywanie wieloletniej umowy bez wyjaśnienia sytuacji jest niepotrzebnym ryzykiem. Najpierw trzeba ustalić podstawę zmian i dokumenty potwierdzające aktualne umocowanie.
Więcej informacji na: https://zkrs.pl
FAQ: najczęstsze pytania przed podpisaniem umowy ze spółką
Czy wystarczy sprawdzić osobę podpisującą na stronie internetowej firmy?
Nie. Strona internetowa, LinkedIn, stopka e-mailowa czy wizytówka nie są źródłem informacji o prawie do reprezentowania spółki. Podstawową kontrolę należy wykonać w KRS, a przy pełnomocniku również w dokumencie pełnomocnictwa.
Czy prezes zarządu zawsze może podpisać umowę samodzielnie?
Nie. Sposób reprezentacji może wymagać dwóch członków zarządu albo członka zarządu działającego wspólnie z prokurentem. Trzeba przeczytać dokładne brzmienie zasad reprezentacji ujawnionych w KRS.
Czy sprawdzenie KRS jest płatne?
Nie. Aktualny odpis z internetowej wyszukiwarki KRS można pobrać bezpłatnie i od razu. Do zwykłej weryfikacji kontrahenta nie ma potrzeby zamawiania papierowego dokumentu w sądzie.
Czy prokurent może zawsze podpisać umowę sam?
Nie. Zależy to od rodzaju udzielonej prokury. Przy prokurze łącznej konieczne jest współdziałanie osób wskazanych przez sposób jej ustanowienia. Dodatkowe ograniczenia występują też przy określonych czynnościach dotyczących przedsiębiorstwa i nieruchomości.
Czy pełnomocnik musi być wpisany do KRS?
Nie. Zwykły pełnomocnik może działać na podstawie odrębnego pełnomocnictwa. Trzeba wtedy zweryfikować sam dokument oraz to, czy został udzielony przez osoby prawidłowo reprezentujące spółkę.
Co zrobić, gdy osoba podpisująca umowę nie figuruje w KRS?
Nie podpisywać dokumentu wyłącznie na podstawie jej stanowiska służbowego. Najpierw należy zażądać pełnomocnictwa i sprawdzić jego zakres oraz sposób udzielenia.
Czy przy dużej umowie sam KRS wystarczy?
Nie zawsze. Przy transakcjach wymagających zgody organu spółki, umowach z członkami zarządu, sprzedaży nieruchomości czy czynnościach wykonywanych przez pełnomocników trzeba zweryfikować dodatkowe dokumenty.
Kiedy najlepiej pobrać odpis KRS?
Możliwie blisko momentu podpisania umowy. Korzystanie z odpisu zapisanego kilka miesięcy wcześniej nie ma sensu, skoro aktualne dane można sprawdzić bezpłatnie w ciągu kilku minut.
Przed podpisaniem umowy zacznij więc od jednej konkretnej czynności: pobierz aktualny odpis KRS i porównaj nazwiska osób składających podpisy z dokładnym brzmieniem sposobu reprezentacji. Dopiero gdy ten test zostanie zaliczony, sprawdzaj pełnomocnictwa, uchwały i inne dokumenty wymagane przez charakter transakcji. Pierwszym błędem do wyeliminowania jest podpisywanie umowy dlatego, że „podpisuje ją prezes”. W prawie spółek stanowisko to za mało — liczy się sposób reprezentacji.
